POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE ENVESTA S.A.S.
ENVESTA S.A.S. (en adelante “ENVESTA”) sociedad constituida de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, en cumplimiento de lo dispuesto por la Constitución Política y la normatividad aplicable a la regulación sobre protección de datos, desarrolla la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), cuyo objeto es establecer los criterios que aplicarán en las actividades que involucren el tratamiento de datos personales por parte de ENVESTA, incluyendo el tratamiento de datos personales que se recolecten en virtud de acceso y uso de plataformas digitales, como lo es el sitio web de internet: www.envesta.co
De esta manera, ENVESTA reconoce los derechos a la privacidad, intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales del TITULAR de los datos y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Toda persona que, en desarrollo de diferentes actividades sean permanentes u ocasionales, le suministre y autorice a ENVESTA el uso de cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocer, actualizar, rectificar y en general ejercer actos dispositivos sobre dicha información en los términos aquí descritos.
1. DEFINICIONES
Los siguientes términos y palabras que aparecen en la presente Política, tendrán el significado establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás leyes concordantes, conforme con lo siguiente:
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de EL TITULAR para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida EL TITULAR para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
· Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
· Consulta: Solicitud que realiza el TITULAR del Dato Personal o las personas autorizadas por éste, o las autoridades, para conocer la información que reposa sobre él TITULAR en las Bases de Datos del Responsable.
· Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Dato Público: Es el dato calificado así por mandato legal o por la Constitución Política, así como aquel que no sea semiprivado o privado. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el TITULAR. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
· Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al TITULAR sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
· Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
· Reclamo: Significa la solicitud del TITULAR del dato para corregir, modificar, adicionar, actualizar o suprimir los datos personales ya sea por su voluntad o porque se está incumpliendo la Ley pertinente.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
ENVESTA S.A.S.
NIT: 900.621.883-6
Domicilio: Calle 90 No.14-26 Oficina 401 Bogotá, Colombia
Correo Electrónico: finanzas@envesta.co
Teléfono: (57) 1 6017800, horario de atención de lunes a viernes de 9:00 am a 5:00 pm jornada continua
Página web: www.envesta.co
3. OBJETIVO
Establecer los criterios para recolectar, almacenar, procesar, tratar, conservar, circular, compartir, consultar, actualizar transmitir, transferir, suprimir en cumplimiento, y en general para darle tratamiento a los datos personales.
4. ALCANCE
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales regula el tratamiento de la información personal que sea objeto de recolección, almacenamiento, procesamiento, uso, circulación y tratamiento. Lo anterior, será aplicable a la información personal de los clientes, empleados, proveedores de ENVESTA, o de aquellas personas que algún momento le suministraron su información.
5. PRINCIPIOS APLICABLES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo desarrollado en la Ley 1581 de 2012, en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicarán los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
b) Principio de finalidad
c) Principio de libertad
d) Principio de veracidad o calidad
e) Principio de transparencia
f) Principio de acceso y circulación restringida
g) Principio de seguridad
h) Principio de confidencialidad
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La autorización otorgada a ENVESTA por parte del TITULAR para el tratamiento de datos le permite a ENVESTA recolectar, consultar, procesar, almacenar, usar, transferir, circular, compartir, transmitir, actualizar, y en general darles tratamiento a los datos personales para fines comerciales, promocionales, contractuales, legales, contables, fiscales, financieros, administrativos, logísticos, de mercadeo y en general para cumplir las actividades propias de su objeto social, incluyendo el procesamiento, actualización, reporte y registro. Para este efecto, el tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales.
Conforme con lo anterior, ENVESTA utiliza los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda:
– Para proveer servicios y brindar información sobre consultas de proveedores o clientes.
– Para analizar, evaluar y procesar la información con el objetivo de brindar asesoría.
– Para obtener información y realizar evaluaciones de riesgo.
– Para la preparación y presentación de propuestas.
– Para la celebración de contratos.
– Efectuar las gestiones y actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de ENVESTA.
– Conocer de manera suficiente al TITULAR con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
– Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con el TITULAR.
– Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos, promociones de servicios de ENVESTA.
– Contactar al TITULAR a través de correo electrónico para el envío de información, respuestas o facturas.
– Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ENVESTA con el TITULAR, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
– Gestionar actividades relacionadas con sus vínculos laborales.
– Realizar gestiones de seguimiento de cartera y cobro.
– Gestionar trámites solicitudes, quejas, reclamos.
– Consultar y reportar a través de cualquier fuente y base de datos legalmente autorizada, o a quien represente sus derechos, las informaciones y referencias sobre su manejo comercial, en cuanto a hábitos de pago como el cumplimiento de obligaciones crediticias.
– Brindar un oportuno servicio y asesoría al Cliente con el objetivo de conocer sus preferencias e inquietudes.
– Solicitar información relacionada con la prestación de servicio o compra de productos.
– Realizar actividades de publicidad, mercadeo, ventas, eventos, promociones y en general toda actividad relacionada con el objeto social de ENVESTA.
– Suministrar la información a terceros con los cuales ENVESTA tenga relación cuando fuere procedente.
– Desarrollar, ejecutar y mantener las relaciones existentes con los clientes, los consumidores de productos y servicios, empleadores, proveedores y otras personas.
– Confirmar la información otorgada a ENVESTA por parte de sus clientes, candidatos a empleados, empleados, contratistas, subcontratistas, proveedores y otras personas que hayan entregado información a ENVESTA.
– Compartir la información con aquellos terceros cuando fuere necesario para el desarrollo del negocio de ENVESTA.
– Contratar servicios o productos.
– Solicitar cotizaciones, propuestas, presupuesto.
– Mantener un registro de la información de datos de contacto.
– Mantener un registro de la información de Empleados, candidatos, contratistas, proveedores.
– Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales ENVESTA tenga un acuerdo para el procesamiento de datos.
– Enviar información relacionada con productos, material comercial, publicidad, servicios, programas, promociones, noticias y eventos. Toda esta información podrá ser enviada por medios electrónicos o físicos.
– Adelantar el control y prevención de fraude y lavado de activos.
– Realizar cualquier gestión relacionada con la afiliación a las entidades de seguridad social, así como el reporte de información a estas entidades.
– Realizar la revisión de la información necesaria para definir lo relacionado con las retenciones y deducciones a los pagos a favor del TITULAR.
– Realizar las gestiones relacionadas con la definición y formalización del contrato de trabajo, así como las modificaciones que se llegaren acordar.
– Gestionar la aplicación de beneficios o Políticas de ENVESTA.
– Tramitar todo lo relacionado con vacaciones, incapacidades, licencias o permisos.
– Verificación de la información otorgada a ENVESTA por el TITULAR para iniciar el vínculo laboral.
– Generación de soportes de pago, afiliaciones, constancias, certificaciones.
– Administración, manejo y control de horas extras.
– Formalización de la aprobación de deducciones.
– Realización de procesos disciplinarios.
– Formalización de Acuerdo de confidencialidad.
– Ofrecer programas de bienestar y planificar actividades, para el TITULAR y sus beneficiarios.
– Revisión de perfiles, contacto para ejecución de entrevistas, pruebas, solicitud de referencias, ejecución de pruebas de selección, entrevistas y en general la ejecución del proceso de selección de trabajadores de ENVESTA.
– Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos.
– Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.
– Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el TITULAR se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como TITULAR de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
– Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales ENVESTA tenga relaciones.
– Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
– Envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico.
– Compartir o enviar a terceros con quienes realice alianzas o contratos o a quienes encargue el tratamiento de datos.
– Consultar, revisar o verificar los antecedentes o “background check”.
– Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos;
– Atención de requerimientos de autoridades.
– Para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por EL TITULAR.
– En general, para los fines relacionados con el objeto social de ENVESTA, así como para fines comerciales, promocionales, mercadeo, atención al cliente, legales, contractuales, contables, tributarias, entre otros, incluyendo el procesamiento, actualización, reporte y registro de datos.
– Realizar la actualización de los datos personales.
– Atender peticiones, consultas, quejas, solicitudes, reclamaciones y sugerencias.
– Enviar avisos sobre los cambios que pueda llegar a sufrir la presente Política de Protección de Datos.
– Recolectar los datos e información exigida por parte del Ministerio de Salud en virtud de los protocolos establecidos con ocasión del COVID-19.
– Realizar el cerco epidemiológico en cumplimiento de lo establecido en la regulación aplicable, conforme fuere aplicable.
– Llevar el reporte del estado de salud de los trabajadores (síntomas, factores de riesgo, y enfermedades correlacionadas al incremento de riesgo de COVID-19) en virtud de lo establecido en la regulación aplicable, cuando fuere aplicable.
– Enviar la información del estado de salud de los trabajadores a las ARL o EPS, siempre que presenten síntomas relacionados con el COVID-19.
– Monitorear síntomas, signos de alarma y riesgos y vulnerabilidad relacionados con la enfermedad por el nuevo coronavirus COVID-19, de trabajadores, clientes y proveedores, cuando fuere aplicable.
– Dar cumplimiento a las medidas y protocolos de bioseguridad expedidas por las autoridades sanitarias competentes con fines a mitigar y controlar el riesgo de contagio de COVID-19.
– Difundir información respecto de la implementación de medidas de prevención (distancia física, correcto lavado de manos, cubrimiento de nariz y boca con el codo al toser).
ENVESTA advierte que podrá subcontratar con terceros con el fin de poder tratar algunos datos personales y desarrollar las funciones respecto de los mismos. En caso de generarse la subcontratación, se le informará a dicho tercero sobre las medidas adecuadas de seguridad para la protección de los datos personales. Dicho tercero al momento de conferirle el tratamiento y manejo de los datos personales adquiere la calidad de encargado del tratamiento de los datos personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, asumiendo a su vez las obligaciones establecidas en la normatividad aplicable.
7. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
Se asume que la información que reposa en las bases de datos de ENVESTA que hubiere sido suministrada por Titulares, clientes, consumidores, empleadores, proveedores y otras personas, es información verdadera, real, completa y actualizada. Por lo tanto, ENVESTA no se hace responsable por la información que le sea suministrada y que no sea veraz, completa y actualizada, ni asume obligación de verificación de la misma.
8. RECOLECCIÓN DE LOS DATOS
La información recolectada por ENVESTA puede provenir de diversas fuentes pues puede ser información proporcionada directamente por los titulares a ENVESTA o por medio de un tercero.
Información recolectada directamente del TITULAR: Se recolecta información del TITULAR cuando el mismo entrega la información por cualquier medio.
Información obtenida directamente de un Tercero: Se obtiene la información del TITULAR mediante un tercero que contando con autorización del TITULAR hace entrega de la información a ENVESTA.
Tipo de información recolectada: A continuación, se pueden encontrar algunos ejemplos de datos personales que posiblemente se recolectan directamente del TITULAR, entre otros:
a. Nombre, correo electrónico y dirección
b) Número de teléfono y número celular
c) Edad
d) Identificación
e) Fecha de nacimiento
f) Información Bancaria y Financiera
g) Otra información acerca de su familia como el género o preferencias de uso de ciertos productos o comportamientos
h) Información Demográfica
i) Preferencias de comunicación futura
j) Hojas de Vida
k) Información relacionada con las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social
l) Remuneraciones y compensaciones
m) Información tributaria y de seguros
n) Resultados de pruebas.
Tener en cuenta que el listado descrito anteriormente es ilustrativo mas no taxativo, por lo tanto, es probable que en la Base de Datos de ENVESTA se encuentren datos adicionales a los descritos.
9. INFORMACIÓN DE MENORES DE EDAD (Dato Sensible)
En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, ENVESTA, respetará los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, ENVESTA no tiene la intención de recoger información personal de menores de edad, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, sin embargo, en el evento en que se lleve a cabo el tratamiento de datos personales de menores de edad, se tendrá en cuenta la regulación aplicable.
10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Se entiende que, para el tratamiento de datos, debe existir una autorización previa otorgada por el respectivo TITULAR. Dicha autorización podrá estar contenida en un documento físico, electrónico, podrá expresarse de manera verbal o mediante un hecho inequívoco. ENVESTA adoptará los procedimientos para solicitar la autorización del TITULAR para el tratamiento de los mismos e informar lo siguiente:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo para el cual se obtiene el consentimiento.
b) Los derechos como TITULAR, consagrados en la Ley.
c) Los datos de ENVESTA.
d) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
e) Canales dispuestos para atención al público.
Lo anterior aplicará de la misma manera cuando la autorización para el tratamiento de los datos personales deba ser otorgada por parte del TITULAR a través de plataformas digitales.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del TITULAR que permitan concluir de forma razonable que la autorización fue otorgada; el silencio no podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
De acuerdo con la regulación aplicable no se necesitará la autorización en los siguientes casos:
a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
c) En casos de emergencia médica o sanitaria.
d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
11. AVISO DE PRIVACIDAD
Para efectos de las normas aplicables, el Decreto 1377 de 2013, define el Aviso de Privacidad de la siguiente manera “Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al TITULAR para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales”.
En cumplimiento a la normatividad ENVESTA ha puesto a disposición de las personas un Aviso de Privacidad el cual se encuentra en http://envesta.co/aviso-de-privacidad que contiene la siguiente información:
a. Nombre o razón social y datos de contacto de ENVESTA.
b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los derechos que le asisten al TITULAR.
d) Los mecanismos dispuestos por ENVESTA para que el TITULAR conozca la Política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente.
12. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El tratamiento de datos sensibles se hará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y lo establecido en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
Al momento de solicitar la autorización para el tratamiento de datos sensibles al TITULAR de la información se le pondrá de presente lo siguiente:
– Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
– Se le informará al TITULAR además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener el consentimiento expreso por parte del TITULAR.
Lo anterior, solo aplicará en el caso en que se requiera la recolección y posterior tratamiento de datos sensibles.
13. ACCESO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los Datos Personales que recolecte ENVESTA serán usados de acuerdo con el ámbito de la finalidad, por tanto, solo serán compartidos a terceros que requieran estos datos para el desarrollo de su relación con ENVESTA.
El TITULAR puede revisar, corregir, actualizar o suprimir la información personal que se ha suministrado. Así mismo, ENVESTA podrá ponerse en contacto con el TITULAR para solicitar que se revise la información, y se corrija o la actualice.
14. TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
En el evento en el que el TITULAR revoque la autorización dada para el tratamiento de sus datos, y así se lo informe a ENVESTA por escrito por los medios aquí descritos, este último terminará su uso.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos de ENVESTA cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber contractual, judicial, legal u orden de autoridad, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
Los datos personales que han sido recolectados estarán almacenados durante un tiempo o período conforme con la finalidad con la que se recolectó.
15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
ENVESTA en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, físicas, humanas y administrativas para gestionar la seguridad de la información. El compromiso de ENVESTA se limita a proporcionar los medios adecuados para cumplir con estos objetivos, por tanto, este último no se hará responsable actuaciones inapropiadas, incorrectas, delictivas, ilegales de terceros.
Cuando se entrega la información personal a terceros proveedores, se les solicitará que tenga en cuenta las medidas señaladas para la protección de los Datos Personales.
Cuando se recolecta o transmite información sensible, se utiliza métodos estándar para proteger dicha información.
16. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN
La información personal puede ser transmitida y/o transferida y/o, almacenada y/o procesada en un país diferente a aquel en donde el TITULAR la entregó, y ser incluida en bases de datos de ENVESTA que no se encuentran en el país donde fue inicialmente recolectada, es decir, que podrá transferirse a matrices, filiales, afiliadas y/o subsidiarias, proveedores, contratistas, teniendo en cuenta el cumplimiento de la regulación aplicable.
Así mismo, de conformidad con la Ley, ENVESTA podrá compartir los datos personales con alguna entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o bien, por orden judicial.
17. DEBERES CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ENVESTA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades definidas en la presente Política. En el tratamiento y protección de datos personales, ENVESTA tendrá los siguientes deberes, y los aplicables de acuerdo con la respectiva regulación:
a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el TITULAR;
c) Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del TITULAR;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y la presente política de protección de datos.;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del TITULAR, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Cualquier Encargado que por cuenta del Responsable realice el tratamiento de los Datos Personales, deberá de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 cumplir con lo siguiente:
a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y la presente política de tratamiento de datos personales.;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el TITULAR y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
19. DERECHOS DEL TITULAR
Como TITULAR de los Datos Personales, la regulación aplicable lo faculta para ejercer los siguientes derechos y los demás que dicte la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar la prueba de la autorización, excepto en los casos en que esta no sea requerida por la ley;
c) Ser informado sobre el uso que se le ha dado a su información personal por el responsable o por los terceros que han procesado su información.
d) Presentar quejas ante autoridades administrativas competentes por la presunta violación de las normas y regulaciones de protección de datos.
e) Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales y a solicitar la eliminación de sus datos personales.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
g) Acceder sin costo alguno a la información personal que ha sido procesada.
20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
En caso de un TITULAR desee solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, podrá hacerlo en cualquier momento, mediante el procedimiento de reclamo, previsto en el numeral 22 de la presente Política, conforme la regulación aplicable.
21. PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
En el evento en el cual EL TITULAR advierta que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de ENVESTA, podrá dirigir su petición, consulta, queja y/o reclamo a:
Correo electrónico: finanzas@envesta.co
Teléfono: (57) 6017800 de lunes a viernes de 9:00 am a 5:00 pm jornada continua.
Dirección: Calle 90 # 14 -26 Oficina 401 Bogotá, Colombia.
22. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas conforme lo dispuesto en la regulación aplicable:
a) Por el TITULAR, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del TITULAR, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
La solicitud será tramitada bajo el siguiente Procedimiento:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento de la información, con (i) la identificación de EL TITULAR (Nombre completo y apellidos) (ii) la descripción de los hechos y motivos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información), (iii) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), (iv) Medios para recibir respuesta a su solicitud, (v) los documentos que se quiera hacer valer o presentar como pruebas adjuntas, y (vi) Firma (si aplica) y número de identificación.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. La solicitud será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma de manera completa. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Tener en cuenta que se debe agotar el requisito de procedibilidad con ENVESTA, una vez agotado este procedimiento sin que se resuelva la solicitud y/o queja se podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
El TITULAR de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ENVESTA la supresión de los mismos de acuerdo con lo indicado por la regulación aplicable. La supresión podrá implicar la eliminación total o parcial de la información personal. Sin embargo, este derecho de EL TITULAR no es absoluto y en consecuencia ENVESTA podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
1. EL TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de EL TITULAR.
4. Para realizar una acción en función del interés público.
5. Para cumplir con una obligación adquirida por EL TITULAR.
23. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Se publicarán las modificaciones a esta Política de Tratamiento de Datos Personales de ENVESTA y se actualizará la fecha de vigencia de la misma.
Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento, se comunicará a EL TITULAR a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web www.envesta.co
Última modificación: Noviembre de 2020.
La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 10 de noviembre de 2020. No obstante, lo anterior, en caso de entrar en vigencia una ley que modifique o prohíba alguna de las previsiones aquí descritas, se procederá con la respectiva actualización.
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